Le formule 3D di Excel per migliorare la produttività

Una formula 3D è una particolare calcolo che fa riferimento a valori contenuti in celle o in intervalli di celle che occupano la stessa posizione all’interno di più fogli elettronici. Il suo utilizzo è particolarmente indicato quando si lavora con fogli di calcolo “duplicati” contenenti uno stesso prospetto quantitativo e si desidera ottenere alcune informazioni aggiuntive che hanno per oggetto le stesse celle o intervalli di tutti i prospetti.

Supponiamo, ad esempio, di voler tenere sotto controllo le vendite di un’azienda che opera sia sul mercato interno sia su mercati esteri.

Nella maggior parte dei casi, si crea una tabella con una dozzina (per non esagerare!) di colonne, una per la descrizione delle linee di prodotto, e tante quante sono le regioni o gli stati esteri nei quali si vendono i propri prodotti; poi si aggiungono altre colonne intermedie per sommare dei valori significativi (ad esempio, un totale fatturato per ciascuna area geografica strategica, sia nazionale che estera): il risultato è un prospetto pieno di numeri (scritti con un carattere dalla dimensione minuscola per farlo rientrare nel foglio di stampa) che, spesso, necessita di ulteriori operazioni (nascondere le colonne, creare aree di stampa, creare tabelle pivot, …) per eseguire stampe parziali.

Una possibile soluzione al problema potrebbe essere quella di creare un prospetto a due colonne, una per la descrizione delle linee di prodotto, una per l’inserimento del fatturato riferito ad una sola area geografica, duplicare tale prospetto (dopo aver compilato la prima colonna) su altrettanti fogli di calcolo, e crearne infine uno che utilizzi formule 3D per calcolare i valori totali.

Ma vediamo, nel dettaglio, come si creano tali formule.

Una formula 3D si costruisce richiamando semplicemente al suo interno l’intervallo dei fogli seguito dalle coordinate di cella. Ad esempio, per sommare il contenuto della cella A1 dei primi dieci fogli di calcolo in una cella appartenente ad un ulteriore foglio di calcolo si utilizza la formula:

=SOMMA(Foglio1:Foglio10!A1)

La formula 3D può contenere al suo interno anche altre funzioni di Excel; per calcolare la media dei valori inseriti sempre nelle celle A1 dei dieci fogli è sufficiente utilizzare la formula:

=MEDIA(Foglio1:Foglio10!A1)

Torniamo ora al prospetto riepilogativo delle vendite.

Supponiamo di utilizzare i primi venti fogli della cartella di Excel per inserire le vendite fatte in ogni regione e altri cinque fogli per le vendite fatte in cinque Stati esteri. Il prospetto riepilogativo (costruito sul Foglio26) potrebbe avere la struttura di seguito riproposta.

Nella cella B2, quindi, è sufficiente scrivere la formula:

=SOMMA( Foglio1:Foglio20!B2)

per ottenere la somma dei fatturati delle singole regioni relativi al Prodotto A.

Per calcolare il totale delle vendite sui mercati esteri relative al prodotto A, invece, utilizziamo in C2 la formula:

=SOMMA(Foglio21:Foglio25!B2)

Entrambe le formule possono essere copiate, successivamente, verso il basso utilizzando il quadratino di riempimento.

Per conoscere il totale delle vendite relative al prodotto A è sufficiente sommare le due celle (=B2+C2) oppure, ma solo per approfondire la modalità di utilizzo delle formule 3D, utilizzare la funzione SOMMA, costituita da due argomenti, come riportata di seguito:

=SOMMA(Foglio1:Foglio20!B2; Foglio21:Foglio25!B2)

Il lettore attento avrà avuto modo di osservare come le formule 3D sono, in realtà, simili alle formule comunemente utilizzate con l’unica differenza che non si fa riferimento ad intervalli di celle ma ad intervalli di fogli di calcolo contenenti una cella (o, nelle formule più elaborate, contenenti intervalli di celle).

Il comportamento di Excel relativamente agli intervalli di celle utilizzati nelle formule, viene riproposto, grossomodo, anche con riferimento agli intervalli di fogli: così, ad esempio, se viene inserito un nuovo foglio all’interno di quelli utilizzati come riferimento nella formula, verranno considerate anche le celle di quest’ultimo nel calcolo (così come, per analogia, avviene in una funzione SOMMA quando si inseriscono nuove righe o colonne all’interno dell’intervallo di riferimento).

Per concludere, facciamo notare come il prospetto utilizzato è solo un esempio di utilizzazione di formule 3D; in realtà, in ambito aziendalistico esistono numerosi prospetti quantitativi che consentono l’applicazione di tale procedura: si pensi alle schede di magazzino, ai partitari clienti o fornitori, alle fatture, ai cedolini, solo per citarne qualcuno!