Come unire più tabelle dati di Access con una query di accodamento

Quando si lavora con dei database può essere necessario aggiornare dei dati assemblando due o più tabelle provenienti da una diversa fonte. Per eseguire questa operazione, senza dover riscrivere integralmente il database, si utilizza una Query di accodamento. La procedura non è complessa ma necessita di alcuni accorgimenti. Vediamo quindi innanzitutto come importare una tabella dati in un database preesistente e, successivamente, come creare e dare esecuzione ad una query di accodamento.

Supponiamo di dover aggiornare una tabella relativa ai fornitori di un’impresa e composta dai seguenti campi: ID, FORNITORE, INDIRIZZO, CITTA’, CAP, PROV. Nell’esempio, abbiamo inserito solo alcuni record di esempio.

Supponiamo ora di avere un secondo database con una tabella simile a quella precedente. La tabella deve avere gli stessi campi della tabella principale ma non il campo ID (con numerazione automatica); ciò al fine di evitare un “errore” durante l’accodamento. Pertanto, la sua struttura sarà simile a quella proposta in figura.

Riapriamo il primo database ed avviamo la procedura guidata di importazione della seconda tabella attraverso il pulsante ACCESS, appartenente al gruppo IMPORTA E COLLEGA della barra DATI ESTERNI.

Selezioniamo dalla finestra che appare a video il database contenente la seconda tabella e confermiamo, successivamente, con un clic sul pulsante OK della finestra IMPORTA OGGETTI.

Al termine della procedura di importazione abbiamo due tabelle nel database originario (nell’esempio FORNITORI e FORNITORI2). Possiamo ora creare la Query di accodamento.

La Query di accodamento deve essere creata manualmente. Utilizziamo, quindi, il pulsante STRUTTURA QUERY posto sulla barra CREA.

Dalla finestra MOSTRA TABELLA che appare a video selezioniamo la tabella FORNITORI2 e facciamo clic sul pulsante AGGIUNGI, quindi sul pulsante CHIUDI. Nell’area superiore della Query viene visualizzato un riquadro con i campi presenti nella tabella aggiunta.

Poiché ci interessano tutti i campi della tabella, selezioniamo la prima riga del riquadro FORNITORI2 rappresentata da un asterisco (*) e trasciniamola nel riquadro sottostante della finestra Query1. Da notare che, in caso di tabella contenente anche il campo contatore ID, dovevamo selezionare, uno ad uno, i campi tralasciando quest’ultimo.

Ora che abbiamo inserito i campi necessari per la creazione della Query, utilizziamo il pulsante ACCODAMENTO posto sulla barra PROGETTAZIONE.

Dalla finestra ACCODAMENTO che appare a video selezioniamo dall’elenco NOME TABELLA la tabella di destinazione (ovvero FORNITORI) e confermiamo con un clic sul pulsante OK. Chiudiamo la Query realizzata ed assegniamo ad essa un nome (ad esempio, AccodamentoFornitori).

Per accodare i dati dalla tabella FORNITORI2 alla tabella FORNITORI è sufficiente dare esecuzione alla query facendo clic su di essa. A video appare la finestra MICROSOFT ACCESS che chiede di confermare l’operazione: confermiamo con un clic sul pulsante SI, anche sulla seconda finestra di dialogo che appare a video (nella quale ci viene indicato il numero di record che vengono accodati alla tabella FORNITORI).

Per vedere il risultato, apriamo la tabella FORNITORI: noteremo che quest’ultima contiene anche i record della tabella FORNITORI2.

A questo punto possiamo eliminare sia la tabella FORNITORI2 che la Query di accodamento, in maniera da ridurre la dimensione del file Office Access.

Un ultimo consiglio. Quando si creano, importano o si eliminano oggetti in un database di Access è buona regola compattare il Database in maniera da ridurre effettivamente la sua dimensione (questo accorgimento è particolarmente utile quando si lavora con database di grosse dimensioni). Per farlo è sufficiente selezionare la barra STRUMENTI DATABASE ed utilizzare il pulsante COMPATTA E RIPRISTINA DATABASE.