Creare un catalogo prodotti con Office Publisher

Una delle nuove caratteristiche di Office Publisher è la possibilità di creare un catalogo prodotti, composto anche da centinaia di pagine, in pochi e semplici passaggi. Le procedure da utilizzare sono simili a quelle della stampa unione di Word; in questo caso è necessario eseguire qualche operazione aggiuntiva, e preliminare, finalizzata all’inserimento delle foto dei prodotti nel catalogo.

Innanzitutto è consigliato creare un’unica cartella nella quale inserire sia i file immagini dei singoli prodotti che il database: utilizziamo, per quest’ultimo, una semplice tabella di Access composta dai seguenti campi: Nome, Descrizione, Prezzo, FileImmagine. Ad eccezione del campo Prezzo, al quale assegneremo un formato NUMERICO, per tutti gli altri file utilizzeremo un formato TESTO; completerà la tabella un campo contatore (ID).

Compiliamo la nostra tabella con una diecina di record di esempio, facendo attenzione a digitare nel campo relativo alla immagine il nome completo del file, compreso di estensione (ad esempio, lavatrice.jpg).

Utilizziamo, inoltre, per i nostri prodotti delle immagini della stessa dimensione, in maniera da non avere problemi di impaginazione del catalogo.

Apriamo l’applicativo Office Publisher e scegliamo il modello normale, ovvero PAGINA VUOTA A4. Spostiamoci nella barra multifunzione INSERISCI ed utilizziamo il pulsante PAGINE CATALOGO.

Scegliamo la voce USA ELENCO ESISTENTE dal pulsante AGGIUNGI ELENCO, posto sulla barra multifunzione FORMATO appartenente al gruppo STRUMENTI CATALOGO e, attraverso le successive finestre di dialogo scegliamo il file di Access creato in precedenza.

Sempre dalla barra multifunzione FORMATO, scegliamo un LAYOUT tra quelli disponibili (nell’esempio riportato in figura un layout a quattro prodotti per pagina) e sostituiamo il testo di esempio del layout con i campi del database di Access selezionandoli dall’elenco del pulsante CAMPO DI TESTO.

Possiamo, ovviamente, aggiungere anche del testo standard che comparirà nelle singole schede, come in Office Word inseriamo, ad esempio, l’appellativo davanti l’indirizzo del destinatario.

Se abbiamo collocato le immagini nella stessa cartella in cui è presente il database di Access, per inserire queste ultime nel catalogo dei prodotti sarà sufficiente fare doppio clic sulla cornice immagine posta nel layout scelto e selezionare la voce CARTELLA ORIGINE DATI dalla finestra INSERISCI CAMPO IMMAGINE che appare a video.

Diversamente, si dovrà utilizzare il pulsante AGGIUNGI e selezionare la cartella contenente le immagini. In entrambi i casi, però, è necessario che il campo contenuto in Access riporti esattamente il nome del file immagine completo della sua estensione.

Dopo aver salvato il lavoro apparirà l’immagine nell’anteprima del layout. A questo punto sarà sufficiente utilizzare il pulsante UNISCI A NUOVA PUBBLICAZIONE posto sempre sulla barra multifunzione FORMATO del gruppo STRUMENTI CATALOGO, per generare un nuovo file di Publisher contenente il catalogo prodotti.

Prima di quest’ultima operazione, ovviamente, è consigliato utilizzare tutti gli strumenti di formattazione dell’applicativo per rendere più gradevole esteticamente il nostro catalogo prodotti.