Come creare grafici dinamici da un database di Access
Il nuovo Access consente di creare facilmente un report che illustri graficamente dei dati di riferimento estrapolati da tabelle o query. La procedura, solo apparentemente complessa, consente di ottenere dei grafici di tipo dinamico, ovvero che si modificano automaticamente a seguito dell’inserimento di ulteriori record. Analizziamo tale procedura supponendo di voler creare un grafico che riporti le vendite delle singole linee di prodotti raggruppate per mese.
Per creare il report delle vendite abbiamo bisogno di una tabella (o, eventualmente, di una query di selezione realizzata a partire da una tabella dati) che contenga almeno i seguenti campi: ID, DATA, PRODOTTO e IMPORTO. Pertanto, creiamo una nuova tabella e, attraverso la VISUALIZZAZIONE STRUTTURA, creiamo i campi assegnando ad essi il tipo appropriato, come riportato in figura; salviamo la tabella con il nome VENDITE.
Compiliamo la nostra tabella inserendo alcuni dati di esempio: utilizziamo, per semplicità espositiva, due soli prodotti (TABLET e DESKTOP) e ordinativi che interessino almeno due mesi differenti (ad esempio, novembre e dicembre). Chiudiamo infine la tabella VENDITE.
La procedura per la creazione di un grafico può essere utilizzata sia per inserire il grafico in una maschera che per inserire il grafico all’interno di un report; analizziamo nel dettaglio quest’ultima che ci permette di avere su carta il grafico di riferimento. Scegliamo, pertanto, dalla barra multifunzione CREA il pulsante STRUTTURA REPORT.
Dalla barra contestuale PROGETTAZIONE (appartenente al gruppo STRUMENTI STRUTTURA REPORT) selezioniamo il controllo GRAFICO e tracciamo un riquadro nell’area CORPO del REPORT tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.
A video appare la finestra di dialogo CREAZIONE GUIDATA GRAFICO; nella prima schermata scegliamo la tabella contenente i dati da rappresentare graficamente (nel nostro caso, tabella VENDITE); facciamo clic sul pulsante AVANTI.
Nella seconda finestra della procedura guidata trasferiamo dal riquadro di sinistra a quello di destra i campi da utilizzare per la creazione del grafico (nel nostro esempio, i campi DATA, PRODOTTO e IMPORTO); facciamo ancora una volta clic sul pulsante AVANTI.
Nella terza finestra della procedura guidata bisogna scegliere il tipo di grafico da utilizzare: scegliamo nel nostro caso un semplice grafico ad istogramma rappresentato dal primo pulsante in alto a sinistra; facciamo ancora un clic sul pulsante AVANTI posto nella finestra CREAZIONE GUIDATA GRAFICO.
La quarta finestra della procedura guidata consente di scegliere il modo in cui visualizzare i dati. Access propone (quasi sempre) una soluzione grafica coerente con le tipologie dei campi: se esiste un solo campo numerico esso viene proposto, in forma aggregata, in corrispondenza dell’asse Y (nel nostro caso SommaDiImporto) mentre, un campo del tipo DATA/ORA viene proposto come asse X. In presenza di soli tre campi, come nel nostro esempio, non sono necessarie, pertanto, correzioni.
Per modificare la proposta grafica di Access è sufficiente, trascinare i campi della tabella (visualizzati sulla destra) all’interno del grafico. E’ possibile anche modificare alcune caratteristiche da assegnare ai campi facendo doppio clic su di essi ed intervenendo nelle finestre di dialogo che appaiono a video. Ad esempio, con un doppio clic sul campo posto in corrispondenza dell’asse X del grafico, possiamo modificare il tipo di raggruppamento (scegliendo ANNO, TRIMESTRE, …).
L’ultima finestra della CREAZIONE GUIDATA GRAFICO consente di scegliere il nome da assegnare al grafico e di visualizzare o meno una LEGENDA.
Al termine della procedura guidata viene visualizzato un grafico “standard” nel corpo del Report: il grafico vero e proprio verrà creato (ed aggiornato) automaticamente da Access ogni volta che viene aperto il Report.
Per visualizzare il grafico con i dati estrapolati dalla tabella VENDITE non ci resta che chiudere il REPORT (salvarlo con un nome) e riaprirlo in modalità VISUALIZZAZIONE REPORT.
Abbiamo detto che i grafici realizzati con Access sono di tipo dinamico. Proviamo ad inserire un’ulteriore vendita nella tabella VENDITE riferite al mese di gennaio e ad un nuovo prodotto (STAMPANTE).
Alla riapertura del report contenente il grafico vedremo aggiornato quest’ultimo del nuovo record inserito (da notare che anche la legenda propone ora tre prodotti anziché due).
