Come estrarre dati da un database di Excel con la funzione CERCA.VERT

In tutti gli uffici di organizzazioni collettive si utilizzano database per la tenuta di dati: si pensi, ad esempio, ad un database CLIENTI o FORNITORI di un’impresa, o semplicemente ad un database DIPENDENTI di una struttura pubblica. Con alcune funzioni appartenenti alla categoria RICERCA E RIFERIMENTO di Office Excel, possiamo importare tali dati in prospetti quantitativi inserendo un solo parametro di riferimento. Analizziamo, ad esempio, come è possibile utilizzare la funzione CERCA.VERT per richiamare dati da una tabella preesistente.

Ciò che necessita per utilizzare correttamente la funzione CERCA.VERT è una tabella dati: quest’ultima può essere importata da un database preesistente, ad esempio di Office Access, su di un foglio di calcolo. Supponiamo di avere a disposizione un database CLIENTI dalla struttura semplice come quello riproposto in figura. Per il corretto funzionamento della funzione CERCA.VERT è necessario, inoltre, avere come prima colonna dei dati univoci (in figura abbiamo creato la colonna ID con un numero progressivo).

La funzione CERCA.VERT, appartenente alla categoria RICERCA E RIFERIMENTO, è composta da quattro argomenti.

=CERCA.VERT(VALORE;MATRICE_TABELLA;INDICE;INTERVALLO)

Il primo argomento (VALORE) è ciò che Excel ricerca scorrendo in verticale la prima colonna della tabella dati. Il secondo argomento (MATRICE_TABELLA) è l’intervallo contenente l’intera tabella dati. Il terzo argomento (INDICE) è il numero della colonna della tabella dalla quale deve essere restituito il valore corrispondente. Infine, l’argomento INTERVALLO, opzionale, può essere omesso: in questo modo, se non esiste un dato nella prima colonna della tabella che corrisponde all’argomento VALORE, la funzione segnala un errore.

Ma vediamo ora in pratica come costruire la funzione CERCA.VERT. Normalmente, tale funzione si costruisce in un foglio diverso da quello contenente la tabella dati ma, per le prime volte, è consigliato farlo sullo stesso foglio dati in maniera da acquisire familiarità con la funzione. Supponiamo, quindi, di voler inserire il codice cliente (ID) nella cella B9 e di far comparire il nome dell’azienda (CLIENTE) nella cella D9. Posizioniamoci su quest’ultima e digitiamo il nome della funzione preceduto dal segno uguale (=)

Come primo argomento della funzione (VALORE) utilizziamo la cella B9, cella nella quale inseriremo, successivamente, l’indice univoco assegnato al CLIENTE. Da notare, che è buona regola inserire i dati “variabili” di una funzione in celle “esterne” in maniera da non modificare, ogni volta, la funzione di riferimento. Digitiamo il punto e virgola (;) per inserire il secondo argomento della funzione.

Come secondo argomento della funzione (MATRICE_TABELLA) è sufficiente selezionare l’intervallo dati. Da notare, che è buona regola includere nell’intervallo dati altre righe vuote in maniera che possiamo aggiungere altri dati senza modificare, di volta in volta, la funzione CERCA.VERT. Digitiamo nuovamente il punto e virgola (;) per inserire il terzo argomento della funzione.

Poiché intendiamo ottenere come risultato della funzione CERCA.VERT il nominativo del CLIENTE, dobbiamo utilizzare come terzo argomento della funzione (INDICE) il numero 2 (che corrisponde alla seconda colonna della tabella dati). Diversamente, se volevamo ottenere dalla funzione l’indirizzo del cliente dovevamo utilizzare il numero 3, e così via. Chiudiamo, infine, la parentesi omettendo il quarto argomento della funzione.

Il risultato della funzione che otteniamo sarà indefinito (#N/D) e ciò in quanto non è stato inserito alcun valore nella cella B9, richiamata come primo argomento (VALORE) nella funzione CERCA.VERT. A questo punto sarà sufficiente inserire un numero (tra quelli esistenti nella colonna ID della tabella) per vedere comparire, nella cella D9, il nominativo del CLIENTE.

Per creare automaticamente l’indirizzo completo del cliente (che potrà essere utilizzato, ad esempio, in un modello FATTURA), dobbiamo inserire ulteriori funzioni CERCA.VERT nelle celle sottostanti avendo cura di modificare esclusivamente l’argomento INDICE. Per inserire nella cella C10 l’indirizzo del Cliente sarà sufficiente fare un COPIA-INCOLLA nella barra della formula di Excel e sostituire il numero 2 con il numero 3. Da notare che non possiamo duplicare la formula per trascinamento in quanto, nel nostro esempio, non abbiamo utilizzato dei “riferimento assoluti”.

Per ottenere più risultati all’interno di una stessa cella (nel nostro esempio CAP, Città, Prov) possiamo utilizzare l’operatore di CONCATENAZIONE (&) tra le tre funzioni. Dopo aver inserito la prima funzione CERCA.VERT (che avrà INDICE pari a 4) digitiamo la “e commerciale”, quindi le virgolette (“), uno spazio, ancora le virgolette (“) ed una seconda “e commerciale”; digitiamo la seconda funzione CERCA.VERT (con INDICE pari a 5), quindi nuovamente &“ “& ed infine, la terza funzione. Da notare che le virgolette con lo spazio al loro interno consentono di separare i dati, appunto, con uno spazio.

Il nostro lavoro è completato. A questo punto sarà sufficiente modificare il VALORE (ID) inserito nella cella B9 per veder comparire automaticamente nell’intervallo C9:C11, l’indirizzo completo del nuovo Cliente.

Come si avrà avuto modo di osservare, l’utilizzo della funzione CERCA.VERT è molto utile, specialmente in ambito aziendale: è possibile riorganizzare dati estratti da un database posizionandoli in un qualsiasi prospetto quantitativo e, modificarli tutti contemporaneamente digitando un semplice numero!