Creare etichette da una tabella fornitori o clienti di Access
Il nuovo Office Access consente di creare etichette attraverso una procedura guidata “ad hoc”. Tale procedura, se paragonata alla Stampa Unione di Word, è sicuramente più semplice e rapida: difatti, la creazione guidata di etichette altro non è che un report che recupera i dati da una tabella dello stesso file di Access e le cui proprietà vengono impostate man mano dall’utente. Vediamo come funziona.
Per creare delle etichette in automatico occorre, innanzitutto, una tabella dati contenente i campi che compongono un classico indirizzo; nell’esempio, abbiamo creato una tabella FORNITORI con i campi ID, FORNITORE, INDIRIZZO, CAP, Città, Prov.
Per avviare la procedura di creazione guidata delle etichette è sufficiente selezionare la tabella dati di riferimento (nel nostro esempio, la tabella FORNITORI) ed utilizzare il pulsante ETICHETTE, appartenente al gruppo REPORT, posto sulla barra multifunzione CREA.
Nella prima schermata della finestra CREAZIONE GUIDATA ETICHETTA che appare a video, occorre selezionare il tipo di etichette da utilizzare; i tipi proposti sono numerosi ma è possibile creare anche delle etichette dalle dimensioni personalizzate (in questo caso si utilizza il pulsante PERSONALIZZA, posto nella parte bassa della finestra e, successivamente, si impostano i parametri).
Facendo clic sul pulsante AVANTI si accede alla seconda schermata della CREAZIONE GUIDATA ETICHETTA; in questa finestra si impostano i parametri di formattazione (carattere, dimensione, colore, …) da assegnare al testo che verrà inserito nelle etichette.
La terza schermata della finestra CREAZIONE GUIDATA ETICHETTA consente di “costruire” l’etichetta scegliendo i campi della tabella di origine. Da notare che è possibile aggiungere anche del testo all’etichetta (nell’esempio, abbiamo aggiunto la scritta SPETTABILE sulla prima riga dell’etichetta). E’ ovviamente possibile posizionare sulla stessa riga anche più campi (nell’esempio, abbiamo inserito CAP, Città, Prov) separati da uno spazio.
Con un clic sul pulsante AVANTI si accede alla quarta schermata nella quale è possibile assegnare un criterio per ordinare le etichette all’interno del report. Nell’esempio, abbiamo aggiunto il campo FORNITORE che ci consente di ordinare alfabeticamente le etichette.
L’ultima schermata della CREAZIONE GUIDATA ETICHETTA consente di assegnare un nome al Report (nell’esempio, abbiamo utilizzato ETICHETTE FORNITORI) e di scegliere se mostrare l’anteprima del Report o la sua struttura.
Facendo clic sul pulsante FINE viene aperto il Report appena creato. Ovviamente, utilizzando la Visualizzazione Struttura del report è possibile apportare ad esso eventuali modifiche.
