La Stampa Unione di Word: dalla A alla Z
Nelle versioni precedenti di Microsoft Word, normalmente, si utilizzava la barra di stampa unione per le operazioni di unione di un database con un documento di testo, in alternativa alla procedura guidata; ciò in quanto i pulsanti disponibili su di essa erano ordinati secondo un criterio logico-temporale (il primo pulsante serviva a definire il documento base, il secondo a definire l’origine dati, e così via). Tale modalità operativa, largamente utilizzata dagli utenti, non è sfuggita ai programmatori del nuovo Office che, pertanto, hanno di fatto “trasferito” i pulsanti della vecchia barra di stampa unione all’interno della barra multifunzione LETTERE. Analizziamo, pertanto, le “nuove” procedure che consentono di realizzare e gestire un collegamento ad una origine dati esterna.
Il documento base
La stampa unione può essere utilizzata per creare lettere o documenti vari, ma anche buste ed etichette da applicare alla corrispondenza.
La prima operazione da compiere sarà, quindi, la scelta del tipo di documento che dovrà accogliere i singoli record del database: tale scelta può essere eseguita selezionando una voce dall’elenco del pulsante INIZIA STAMPA UNIONE appartenente alla barra multifunzione LETTERE.
Per impostazione predefinita viene proposto il documento attivo, ovvero la voce DOCUMENTO STANDARD DI WORD dell’elenco. Da notare che l’ultima voce dell’elenco consente di avviare la procedura guidata, identica a quella delle versioni precedenti di Word.
L’origine dati
La seconda operazione da compiere è la selezione di una origine dati; quest’ultima può essere nuova o preesistente, ovvero un qualsiasi file di Access, di Excel, o di altri database riconosciuti dall’applicativo.
Per la scelta del database si utilizza il pulsante SELEZIONA DESTINATARI, quindi la voce USA ELENCO ESISTENTE, e si seleziona il file dalla successiva finestra di dialogo che appare a video. Per la creazione di un nuovo database si utilizza, invece, la voce CREA NUOVO ELENCO, disponibile sempre nel menu del pulsante SELEZIONA DESTINATARI.
Da notare che il nuovo elenco non è altro che un file di Access, generato in automatico, che contiene i tipici campi di una rubrica (nome, indirizzo, telefono, azienda, …) modificabili attraverso il pulsante PERSONALIZZA COLONNE posto nella parte bassa della finestra.
Alla chiusura della finestra si dovrà provvedere a salvare il file contenente i nuovi dati inseriti: si consiglia, di inserire sia il documento base che l’origine dati all’interno di una stessa cartella in maniera da facilitare il trasferimento del lavoro su altri dispositivi di memorizzazione.
Il filtro dei dati
Quando si lavora con database di grandi dimensioni, quali quelli aziendali, può essere necessario assegnare dei filtri per selezionare solo alcuni destinatari che rispondono a particolari requisiti; ad esempio, da un database clienti di un’azienda è possibile filtrare solo quelli appartenenti ad una determinata regione, o ad uno specifico settore merceologico.
Per applicare dei filtri sarà necessario, però, strutturare adeguatamente il database creando dei campi “significativi”; per tornare all’esempio, sarà necessario creare un campo Regione per filtrare, successivamente, solo i clienti di una specifica regione.
Per assegnare un filtro si utilizza il pulsante MODIFICA ELENCO DESTINATARI, posto sempre sulla barra multifunzione LETTERE e si interviene nella finestra di Destinatari Stampa Unione.
Per filtrare i record è sufficiente utilizzare la freccetta posta a lato del campo e scegliere il record corrispondente; ad esempio, volendo scegliere solo i clienti della città di MILANO sarà sufficiente selezionare quest’ultima dal campo Città del database. L’elenco presenta anche la voce AVANZATE che consente, attraverso una successiva finestra di dialogo, di creare dei filtri elaborati.
Da notare che è possibile assegnare contemporaneamente dei filtri anche a diversi campi; in questo caso il numero di record che viene restituito sarà minore in quanto dovranno essere soddisfatte tutte le condizioni poste (ad esempio, i clienti di Milano che vendono all’ingrosso).